La digitalización de la empresa es uno de los aspectos más importantes que tendríamos que tener hoy en día en cuenta si queremos hacer que nuestro negocio sea mucho más efectivo y que también llegue a mucha más gente. A día de hoy, la digitalización está llegando a todos los aspectos de la vida y está empezando a ser un aspecto tan importante como en su día lo fue el poder pagar a través de un cheque sin tener la necesidad de tener que llevar mucho dinero encima.
La digitalización en la empresa nos ofrece una serie de oportunidades, que se multiplican gracias al uso de la misma a través de internet. Cuando hace unos años, tan solo podíamos llevar a cabo un contrato de compra venta a través de una firma tradicional, hoy en día lo podemos hacer mediante un documento digital a través de internet. Como se puede deducir por todo esto, esta digitalización nos abre las puertas de un mercado mucho más grande, en el que podemos comerciar ya no solo con personas de diferentes ciudades, si no también con distintos países del mundo de una forma mucho más cómoda y también más rápida.
La digitalización, más que una razón económica
Sin embargo, los motivos para digitalizar nuestra empresa van mucho más allá de los aspectos económicos. Pese a que tal vez estos puedan resultar mucho más interesantes, sobre todo si lo que estamos buscando es aumentar el beneficio de la empresa, la digitalización nos puede aportar una gran serie de ventajas que puede hacer que consigamos trabajar de una forma mucho más eficiente.
Uno de los aspectos que se mejora bastante gracias a la digitalización, es la comunicación en la empresa. Una buena comunicación dentro del seno de la empresa es muy importante de cara a poder ser mucho más competitivos y eficaces. De una buena comunicación, surgirán mejores dinámicas de trabajo, en donde será mucho más sencillo el poder compartir toda clase de documentos de una forma mucho más eficaz. El ejemplo es sencillo, es mucho más práctico y rápido el poder pasar a un compañero o a un cliente, un documento digital a través de correo electrónico, que tener que ir a buscar al mismo a entregarle el papel correspondiente. Gracias a esto y a por ejemplo una red local, propia de la empresa, se mejora de forma considerable la comunicación entre los departamentos de la misma y sobre todo, la comunicación con el exterior, de forma que podemos mostrar a nuestros clientes nuestros servicios de una forma mucho más eficaz que a través de un panfleto más tradicional.
El almacenamiento y la seguridad
La digitalización de una empresa permite también mejorar varios de los aspectos internos de cara a la organización de nuestra propia empresa. En este sentido, estamos hablando que ocupar estanterías llenas de papeles y libros, es cosa del pasado. Gracias a la digitalización, es posible disponer de todos estos documentos, ya no solo para poder compartirlos con todos los organismos de la empresa, como si de una estantería común se tratase, si no para poder guardar toda la información necesaria de una forma mucho más efectiva, sin tener que preocuparnos por el espacio material que ocupan todos estos papeles.
Todos estos aspectos de espacio, se van notando mucho más conforme la empresa va creciendo y van aumentándose el número de documentos. Más allá de ser terrible el ordenar cada vez una cantidad mayor de estos documentos, se hace mucho más complicado el poder acceder a uno en concreto debido a que lo más probable, es que se encuentre perdido entre cientos y cientos de papeles. Si digitalizamos nuestra empresa, bastará con una busca rápida en el ordenador para poder encontrar el documento que necesitemos al instante y por supuesto, poder sacar una copia del mismo al instante si así lo deseamos.
Mejora la seguridad
Tener nuestra empresa digitalizada, es una forma de mantenerla mucho más segura. Cuando estamos tratando con un objeto físico, siempre cabe la posibilidad de que este se extravíe o se rompa. Por el contrario, si tenemos un documento digitalizado, lo podremos tener almacenado inclusive en una nube con una gran seguridad, de forma que podremos acceder siempre al mismo cuando lo necesitemos, sin que se nos pueda perder, romper o manchar en el momento que estamos trabajando con el mismo. De esta forma, gracias a esta digitalización, estamos hablando de tener una copia de seguridad de todos nuestros documentos para que si estos alguna vez faltan por el motivo que sea, poder disfrutar de nuevo físicamente de ellos.
En definitiva, tendremos a nuestra empresa mejor protegida si hubiera algún tipo de problema como una fuga de agua en donde una gran cantidad de documentos se pueden llegar a estropear o en el peor de los casos, algún desastre natural como podría ser un incendio. Si tenemos nuestros documentos digitalizados y bien almacenados, pase lo que pase, siempre los podremos recuperar.
Nuestra empresa, en cualquier lado
Por último y no por ello menos importante, hay que destacar que si tenemos nuestra empresa digitalizada, podremos acceder a la misma desde cualquier lugar que nos encontremos si la tenemos conectada a internet. Esto es de vital importancia de cara a llevarse el trabajo a casa o para poder consultar cualquier documento independientemente de donde nos encontremos. Ya estemos en casa, de vacaciones o descansando de cualquier otra forma, si necesitamos revisar un documento en concreto porque tenemos que llevar a cabo un contrato de urgencia o cualquier otra oportunidad en la que hace falta disponer de un papel en el momento preciso, gracias a la digitalización podremos acceder al mismo independientemente de donde nos encontremos.
En definitiva, de la digitalización tan solo se deducen aspectos positivos para nuestra empresa, por lo que si queremos mejorar la productividad de la misma y ser mucho más competentes en el mercado con respecto a nuestros competidores, estamos ante un aspecto que no se puede dejar pasar por alto.
