Si estás dispuesto a patrocinar un evento, está claro que lo que estás buscando es obtener el máximo beneficio posible del mismo. En este caso, el beneficio hay que tener en cuenta que no solo se entiende como dinero, si no que también es posible sacar el máximo partido del mismo si conseguimos nuevos clientes, nuevos contactos o en definitiva, cualquier otro aspecto que pueda mejorar a nuestra empresa.
De esta forma, hay unas claves o pautas que podemos seguir para asegurarnos que estos eventos, se encuentran al alcance de nuestras expectativas, veamos una serie de ellos.
Definir objetivos
En primer lugar, es importante no patrocinar el evento porque sí, si no que tenemos que tener en cuenta que es lo que pretendemos conseguir u ofrecer con el mismo. De esta forma, si tenemos nuestra estrategia de marketing definida y tenemos claro lo que queremos conseguir, será mucho más sencillo el trazar la hoja de ruta y el marcarnos unos pequeños objetivos para cumplirlos más adelante.
Esto es un aspecto clave que te puede decir cualquier organizador de eventos, puesto que dependiendo de lo que pretendemos conseguir, podemos orientar al mismo en un sentido o en otro. No será lo mismo organizar un evento en donde simplemente queramos darnos a conocer a patrocinar otro en donde lo que buscamos es algo más de atención puesto que vamos a presentar un nuevo producto de la empresa. Tener claro los objetivos, es el punto de partida de cualquier organización.
La organización, es importante
La organización también es un aspecto bastante importante. En este sentido, cuanto menos dejemos a la improvisación, todo nos irá mucho mejor. Cuando estamos hablando de organizarnos, es importante tener en cuenta aspectos que van desde los gastos que nos va a suponer el llevar a cabo el evento, como también conocer la hoja de ruta del mismo.
De esta forma, tendremos en cuenta si vamos a ofrecer catering, si vamos a montar música, el tema de la iluminación… y por supuesto, no estaría de más, contar con un plan de emergencia que llevar a cabo por si algo falla. Bien es sabido que muchas veces los directos juegan una mala pasada y siempre que estemos preparados para afrontar cualquier tipo de reacción, el tiempo que gastemos en tomar una respuesta, será mucho menor.
Para podernos organizar mejor, podemos disponer de un horario, en donde en las distintas franjas señalemos cual van a ser las actividades que vamos a realizar y cuanto van a durar. Este horario, también es interesante de cara a que lo conozcan los participantes al evento, puesto que si tienen particular interés en algún aspecto determinado de los que vayamos a tratar, no les coja por sorpresa y puedan presenciar el mismo sin el mayor tipo de problema.
Interacción con los asistentes
La interacción con el público es bastante importante debido a que estos, terminan por implicarse más. De esta manera, podemos interactuar con el público de diferentes maneras, ya sea permitiendo una serie de preguntas, llevar a cabo demostraciones, ofrecer muestras del producto o permitir probarlo… en definitiva, cualquier aspecto que tenga que ver con los asistentes, alejándolos de la idea del simple espectador.
Si logramos que estos se impliquen en lo que realmente estamos haciendo, por supuesto que el impacto que recibirán será mucho mejor y es probable que la experiencia también se convierta en positiva. Por poner un ejemplo, es bastante habitual en las ferias de muestra, que diferentes comerciantes prueben con sus clientes sus productos. Esto tiene un amplio rango y se puede interactuar desde permitirles volar un dron si es lo que estamos vendiendo, a hacerles ver lo bien que funciona un quita manchas en su ropa.
La importancia del equipo con el que vamos
Si vamos a llevar a cabo un evento y vamos a estar de cara al público, lo más recomendable es rodearse de los mejores. Es probable que en nuestra empresa tengamos a un montón de trabajadores cualificados pero seguramente, habrá una buena parte de ellos que se sienta un poco más incómoda de cara al público, sobre todo si estamos hablando de grandes eventos en donde ser el foco de atención en determinados momentos, puede suponer un problema para algunos de ellos.
Este es un apartado que perfectamente podría entrar en el de la organización, puesto que como se puede ver, es importante tener en cuenta con que empleados o que tipo de trabajador vamos a llevar para realizar la actividad necesaria, de forma que el devenir de nuestro evento, sea un completo éxito.
La promoción del mismo
Por muy bien que tengamos pensado todo y lo vayamos a hacer, de nada nos servirá si la gente no ha oído hablar de nuestro evento. En este sentido y aprovechando las nuevas tecnologías, es recomendable que nos hagamos uso de medios como las redes sociales para poder promocionar nuestro evento con éxito.
Para que pueda tener un mayor porcentaje de éxito y la gente se sienta algo más interesada, también podemos incluir en la visita algún tipo de obsequio por el que simplemente pueda apetecer a alguien ir, ya sea algún elemento de merchandising como puede ser una camiseta o una gorra. Además de aprovechar estos elementos como incentivos, será una forma barata de poder hacer publicidad fuera de nuestra empresa una vez finalizado el mismo.
Analizar el resultado
Por último y no menos importante, es necesario analizar el resultado del mismo. Conocer datos como la asistencia, participación y demás, es importante para poder medir que tal lo hemos hecho y de esta forma, sacar conclusiones para eventos futuros.
Teniendo esta información, nos será mucho más sencillo corregir diferentes aspectos, saber en donde tenemos que mejorar o en que apartados centrarnos algo más la próxima vez. En definitiva, todo lo que podamos aprender del mismo nos servirá para bien mejorar para el siguiente o seguir la fórmula del éxito y seguir cosechando buenos resultados de aquí en adelante.
