La necesidad que tienen autónomos y pymes de digitalizarse se ha hecho todavía más evidente con la llegada de la pandemia. De ahí que desde la Unión Europea se haya convertido la transformación digital de los pequeños negocios en uno de los objetivos a conseguir a corto-medio plazo. En el caso de España, esto se ha concretado a través de las ayudas del Kit Digital, financiadas con los Fondos Next Generation.
Lo que se busca con ellas es ponérselo un poco más fácil a los pequeños empresarios a la hora de abordar el proceso de digitalización. Que el dinero no suponga para ellos un obstáculo insalvable que les haga perder competitividad. Precisamente por ello, las ayudas se concretan en bonos que pueden gastarse en diferentes soluciones.
Qué es el Kit Digital
Se trata de una ayuda del Gobierno para pequeñas empresas y autónomos que busca la implantación de soluciones digitales para mejorar su ventaja competitiva en el mercado y promover su crecimiento.
Según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI), en 2021 España se encontraba en 16ª posición de 27 puestos en el ranking de digitalización de pymes. Perdió tres puestos con respecto al año anterior.
Las pymes y los autónomos españoles siempre lo han tenido algo más complicado a la hora de invertir en digitalización. Son conscientes de lo importante que es estar al tanto en cuanto a la aplicación de la tecnología en sus negocios. Sin embargo, siguen dando prioridad a otras inversiones que consideran más urgentes o necesarias.
Este fenómeno se agravó con la llegada de la pandemia. La crisis provocada por las diferentes medidas restrictivas aplicadas entre 2020 y 2021, dejó a muchas empresas y autónomos con poca liquidez. De modo que ni se planteaban hacer una inversión en digitalización. Esto es lo que explica la pérdida de puestos en el DESI.
Los Poderes Públicos son conscientes de que hay que ayudar a los pequeños negocios a adaptarse a las nuevas circunstancias del mercado y, por ello, se ha puesto en marcha el Kit Digital. El programa está dotado con algo más de 3.000 millones de euros que proceden de los Fondos Europeos Next Generation para la recuperación económica.
La idea es repartirlos a lo largo de 2022 y 2023 en diferentes convocatorias a las que podrán acogerse pymes y autónomos en función del número de trabajadores que tengan a su cargo.
Soluciones del Kit Digital
Los beneficiarios de las ayudas pueden elegir entre las diferentes soluciones digitales subvencionadas. Hay varias categorías para elegir y se pueden contratar soluciones de varias de ellas, pero no más de una de la misma categoría.
Las soluciones ofrecidas son las siguientes:
- Sitio web y presencia en internet. Incluye acciones que van desde la creación de una página web a servicios de posicionamiento orgánico.
- Comercio electrónico. Las soluciones de esta categoría incluyen la creación de una tienda online y los servicios que esta requiere para su correcto funcionamiento.
- Gestión de redes sociales. Acciones encaminadas a dar a conocer un negocio a su público potencial a través de los Social Media.
- Gestión de clientes y/o proveedores. Herramientas digitales que permitan optimizar las actividades administrativas relacionadas con los clientes o proveedores.
- Business Intelligence y analítica. Soluciones orientadas al análisis de los datos para ayudar en el proceso de toma de decisiones estratégicas.
- Servicios y herramientas de oficina virtual. Implantación de soluciones interactivas y funcionales para conseguir una colaboración más eficiente entre los trabajadores.
- Gestión de procesos. Automatización de los procesos relacionados con aspectos operativos y productivos.
- Factura electrónica. Herramientas digitales para agilizar la emisión y gestión de las facturas.
- Comunicaciones seguras.
- Ciberseguridad.
Es importante tener en cuenta que estos servicios no pueden contratarse con cualquier proveedor de servicios. Si el interesado desea poder aplicar el bono digital, debe hacer la contratación con un agente digitalizador debidamente acreditado.
Quién puede solicitar el Kit Digital
El Kit Digital para pymes y autónomos divide las ayudas en diferentes segmentos:
- Segmento I: empresas de 10 a 49 empleados, con un importe de bono digital por empresa de hasta 12 000 euros.
- Segmento II: empresas que tengan entre 3 y 9 empleados. Tendrán derecho a un bono digital de 6000 euros.
- Segmento III: microempresas y autónomos que tengan entre 1 y 2 empleados. En este caso las ayudas para la digitalización serán de hasta 2000 euros.
Requisitos que debes cumplir
- Ser una pequeña empresa, microempresa o pyme. Esto viene determinado por el número de empleados que conforman la plantilla.
- No tener la consideración de empresa en crisis. Se consideran empresas en crisis aquellas que no tienen recursos suficientes como para poder hacer frente a sus obligaciones pendientes a corto y medio plazo, lo que podría llevarles a la desaparición.
- No tener deudas pendientes de pago ni con Hacienda ni con la Seguridad Social.
- No incurrir en alguna de las prohibiciones que prevé la Ley General de Subvenciones.
- Constar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o el censo equivalente de la Administración Tributaria Foral.
- No estar sujeto a orden de recuperación pendiente previa decisión de la Comisión Europea.
- No haber superado el límite de ayudas mínimas percibidas (200 000 euros).
- Acreditar el Nivel de Madurez Digital a través de un test puesto a disposición de los interesados en la plataforma Acelera Pyme.
Cómo solicitar el Kit Digital
Las empresas y autónomos que cumplan los requisitos anteriores pueden solicitar el bono digital. No obstante, las convocatorias van a ir saliendo de manera paulatina. Habrá que comprobar en cada caso concreto si ya ha salido la convocatoria a la que el interesado puede acogerse, puesto que se están dividiendo en segmentos, tal y como hemos señalado antes. Por lo que se refiere al proceso de solicitud, será el mismo para todos.
Registrar la empresa y hacer el Test de Diagnóstico Digital
El primer paso para poder tramitar el bono es acceder a la web Acelera Pyme y registrase a través de un formulario online para poder acceder al área privada. Este trámite es rápido y sencillo, solo se pide el nombre y apellidos del interesado, una dirección de correo electrónico y un teléfono móvil.
A continuación hay que hacer el Test de Diagnóstico Digital para conocer el Nivel de Madurez Digital al que hemos hecho referencia antes.
El test está compuesto de un total de 13 preguntas con diferentes opciones de respuesta. Lo que mide es el nivel de intensidad digital, determinando si este es bajo, medio o alto. Esta información resulta de utilidad a la hora de elegir más tarde las soluciones que se pueden contratar.
Contenido del test
Realizar el Test de Diagnóstico Digital es imprescindible para acceder al bono, pero en su realización no se invierten más de 10 minutos. Es aconsejable responder con la mayor sinceridad posible para conocer el nivel real de digitalización del negocio. Las preguntas versan sobre:
- Acciones de sensibilización a los empleados en materias relativas a la seguridad en tecnologías de la información y comunicación (TIC).
- Medidas de seguridad que aplica la organización en materia de TIC.
- Velocidad de descarga de la conexión a internet del negocio.
- Utilización de software ERP para la gestión de los procesos de negocio.
- Uso de perfiles en redes sociales.
- Existencia o no de objetivos concretos al usar las redes sociales de la empresa.
- Uso de CRM para gestionar los procesos relacionados con los clientes.
- Porcentaje de la plantilla que cuenta con dispositivos electrónicos con acceso a internet.
- Porcentaje de la plantilla que dispone de ordenador portátil.
- Volumen de facturación de la venta online dentro de la facturación total del negocio.
- Volumen de facturación de venta online obtenido por la venta al consumidor final.
- Comercialización de productos o servicios a otros países de la Unión Europea.
- Volumen de negocio del comercio electrónico.
Dentro de la web Acelera Pyme hay otros test de autoevaluación para medir el nivel de transformación digital y hacer una autoevaluación en materia de ciberseguridad. No es obligatorio completarlos para acceder a las ayudas del Kit Digital, pero sí puede ser muy interesante de cara a obtener información valiosa sobre las áreas en las que deberían implantarse mejoras.
Cómo utilizar el bono digital
Cumplidos los requisitos de acceso y realizado el Test de Diagnóstico Digital, el interesado adquiere la condición de beneficiario del bono digital y puede empezar a utilizarlo.
Lo primero que tiene que hacer es revisar el catálogo de soluciones de digitalización y seleccionar aquella o aquellas que más le interesen (no se puede seleccionar más de una de la misma categoría). A continuación hay que escoger a un agente digitalizador y contratar el servicio. Dicha contratación queda formalizada a través de un Acuerdo de Prestación de Soluciones de Digitalización.
El agente comienza a hacer su trabajo y ofrece a su cliente el servicio contratado. En algunas ocasiones lo hará en apenas un día o dos y en otras puede tardar semanas. Tras la primera fase de prestación del servicio, el agente digitalizador emite una única factura con el importe total por todos los meses de prestación del servicio contratados, indicando cuál es la cuantía subvencionada.
El beneficiario debe abonar el importe de la factura que corresponda a los gastos no subvencionables a través del bono digital. Por ejemplo, el IVA. Y cederá el derecho de cobro del bono al agente digitalizador. Es decir, que el prestador del servicio cobrará directamente de la Administración Pública. El bono en ningún caso se entrega al beneficiario, sino que se paga al prestador del servicio.
Convocatorias del Kit Digital
El 26 de febrero de 2022 se puso en marcha la primera convocatoria, destinada a las pymes del segmento I (las que tienen entre 10 y 49 empleados). Dotada con un total de 500 millones de euros. A lo largo del año se lanzarán dos convocatorias más, una para el segmento II y otra para el III.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay para usar el bono digital?
El interesado puede registrar su negocio ahora y realizar el test para conocer su nivel de diagnóstico, pero no es necesario que gaste inmediatamente el bono. Tiene un plazo de seis meses para hacerlo. Con él puede contratar hasta cinco servicios diferentes de un año de duración.
¿Qué soluciones de digitalización son las más demandadas por autónomos y pymes?
Se prevé que las más solicitadas sean las relacionadas con la creación y posicionamiento de webs, porque todavía hay muchos pequeños negocios que no cuentan con una adecuada presencia online.
También se prevé mucha demanda de software especializado en facturación, CRM y ERP, puesto que ayuda a hacer que la gestión del negocio sea mucho más eficiente, sencilla y rápida, automatizando muchos procesos.
¿Cómo saber qué solución digital es la más adecuada para el negocio?
El Test de Diagnóstico Digital y el resto de test que están a disposición de los usuarios en la web Acelera Pyme pueden ser de gran ayuda para evaluar la situación y tomar decisiones sobre el tipo de soluciones que es más urgente aplicar en el negocio.
También se puede prestar atención a la información que se dispone de la propia empresa. Por ejemplo, si se pierde mucho tiempo en el proceso de facturación, se ha producido en alguna ocasión una brecha de seguridad, o si la presencia en redes sociales no está resultando efectiva.
¿Puede usarse el bono para sustituir una solución que la empresa o autónomo ya estén aplicando?
Sí. Siempre y cuando la sustitución se produzca por constituir la contratada a través del Kit Digital una mejora funcional respecto a la que se tenía antes. No obstante, el de “mejora funcional” es un concepto bastante indeterminado que se espera que se concrete en la regulación.
¿El beneficiario del bono no paga nada?
El interesado debe hacerse cargo de los gastos no subvencionables que figuren en la factura emitida por el agente digitalizador. Es decir, que debe abonar el IVA. Cantidad que luego puede desgravarse.
El Kit Digital es una estupenda oportunidad para que autónomos y pymes aborden la transformación digital desde cero o para que sigan avanzando en esta materia si es que ya están inmersos en ella. La tecnología es y seguirá siendo esencial para que los negocios ganen ventaja competitiva y crezcan.
